Vaga Para Profissional Administrativo e Financeiro Sénior (m/f)

A GIZ está a recrutar (I) Profissional Administrativo e Financeiro Sénior (m/f), para Maputo, em Moçambique

Responsabilidades

O profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projetos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa. Em suma, o profissional administrativo é responsável por:

• Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registros e folhas de ponto, gestão de férias, etc.);
• Atender às necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de intervenção;
• Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa;
• Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativos.

Descrição de tarefas

1. Coordenação

• Assegurar a disseminação e fluidez da informação entre o pessoal do nível centra e provincial do programa, parceiros e outras instituições;
• Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros.

2. Finanças

• Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento;
• Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direccão do programa;
• Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros;
• Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.);
• Monitorar os cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agencia);
• Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa;
• Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa;
• Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes;
• Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa;
• Interagir com o contabilista da GIZ Agencia sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente após o fecho;
• Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correcção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna;
• Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros;
• Garantir eficiência no uso dos recursos do programa.

3. Administração geral:

• Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes);
• Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos;
• Divulgar informação administrativa entre GIZ Agencia e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração;
• Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos,etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ).
• Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ;
• Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro do Programa;
• Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos;
• Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa;
• Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas;
• Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos;
• Responder as questões administrativas internas e externas dos programas;
• Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade;
• Garantir a informação a GIZ Agencia sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras;
• Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros.

4. Recursos Humanos:

• Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento;
• Coordenar junto com a Agencia a actualização de contratos de trabalho novos e antigos;
• Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores e do empregador;
• Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS);
• Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa;
• Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde;
• Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ.

Tarefas Adicionais:

• O profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direcção do programa.

Qualificações e requisitos profissionais

• Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA)
• Pelo menos três anos de experiência profissional em contabilidade
• Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável
• Experiência profissional na gestão ou liderança equipas;
• Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento;
• Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ é uma vantagem;
• Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros
• Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto;
• Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação
• Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa. O conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional ;
• Boa gestão e capacidade de organização

Características Pessoais

• Flexibilidade
• Estilo Dinâmico de trabalho
• Confiabilidade e capacidade de trabalho independente
• Alta capacidade de organização e coordenação
• Resistência, capacidade de trabalhar sob pressão
• Capacidade de gestão de conflitos
• Boa capacidade de comunicação

Candidatura e prazos

Todos interessados qualificados são fortemente encorajados a se candidatar, enviando eletronicamente a sua candidatura e CV juntamente uma carta de motivação e contactos de três referências profissionais para o Departamento de Recursos Humanos através do email: recruitment-moz@giz.de indicando a posição a que se candidata como assunto.

Prazo de submissão das candidaturas: 05 de Agosto de 2022

Nota importante: Esta é uma posição nacional. A candidatura e o CV devem estar num único ficheiro incluindo os anexos relevantes. Apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.

Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ está comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho.