Vaga Para Assistente Administrativo

Assistente Administrativo

ASSOCIAÇÃO PROGRESSO

A ASSOCIAÇÃO PROGRESSO está a recrutar um Assistente Administrativo, para Lichinga, em Moçambique.

Funções

• Manter sistemas administrativos da instituição, incluindo recursos de informação, arquivo geral, (electrónico e físico), contactos, viagens e subscrições;
• Supervisionar as limpezas e manutenções do escritório, dando uma aparência agradável interna e externa;
• Garantir o bom funcionamento quotidiano do escritório e manter um ambiente de trabalho saudável;
• Assegurar que os adiantamentos estejam justificados e/ou reembolsados mensalmente;
• Cumprir com os prazos estipulados pela Direcção Executiva para entrega das pastas de contabilidade completas e controladas;
• Efectuar a gestão do fundo de maneio;
• Assistir em todas as questões administrativas relacionadas com a organização de reuniões, seminários de formação, conferências, viagens e acomodação;
• Garantir que seja efectuada a recolha de toda documentação de justificativos inerentes aos pagamentos;
• Receber e encaminhar os visitantes da organização;
• Emitir, registar e encaminhar o fluxo de entradas e saídas de expediente;
• Receber chamadas externas e dar o devido encaminhamento;
• Calendarizar, organizar e supervisionar as viagens de acordo com as necessidades da equipa;
• Assegurar que os materiais de escritório e os equipamentos estejam disponíveis e em funcionamento;
• Controlar os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos de comunicação mensal;
• Submeter copias de comprovativos de pagamento de salario, INSS, IRPS e pagamentos por avença;
• Fazer a gestão de gastos fixos (água, luz, telefone e prestação de serviços de táxi entre outros);
• Receber, registar e submeter pedidos de viagem ao sector de Tesouraria e organizar a logística necessária para as viagens;
• Fazer a supervisão dos consumíveis;
• Realizar outras actividades que lhe forem incumbidas pelo supervisor no âmbito de desempenho das suas funções;

Responsabilidades Transversais:

• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas.

Requisitos

• Licenciatura em Gestão e Administração de Empresas ou áreas afins;
• No mínimo 2 (dois) anos de experiência como Assistente Administrativo/Secretariado;
• Conhecimento de sistemas de gestão de escritório;
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, impressoras, PBX etc.;
• Experiência de trabalho sob pressão;
• Conhecimento de MS Office (Word, Excel);
• Comprovada capacidade de organização incluindo habilidades para planificar, estabelecer prioridades e assegurar o cumprimento do trabalho de acordo com as exigências relativas a prazos e metas estabelecidas;
• Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa;
• Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções;
• Actuar com ética no exercício da função;
• aAlto nível de profissionalismo, integridade;
• Habilidades de comunicação;
• Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão;

Notas

1. Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados;
2. A PROGRESSO não faz nenhuma cobrança em nenhuma etapa do processo seletivo;
3. Salvaguarda da criança: Certificar–se de que todos os contratantes e processos da Progresso são seguros para as crianças e aplicar uma abordagem de programação segura.

Data de Expiração: 08/08/2025